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Interview mit Kurt Michels

„Wer auf Fehlverhalten hinweist, handelt mutig und verantwortungsvoll“

Der Volkswagen Konzern hat sein Hinweisgebersystem zum 1. November neu geordnet. Es dient dazu, schwere Verstöße gegen Gesetze und interne Verhaltensregeln zu erkennen und zu beenden. Im Interview erklärt Kurt Michels, Leiter Konzern Compliance, wie das neue System funktioniert und wie es Hinweisgeber, Betroffene und das Unternehmen schützt.

Hinweisgebersystem – das klingt nicht unbedingt freundlich. Was hat es damit auf sich?

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, schwerwiegendes Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen, es aufzuarbeiten und möglichst zeitnah abzustellen. Sonst können große Schäden und rechtliche Nachteile für Unternehmen und Mitarbeiter entstehen. Aus den Hinweisen kann man lernen und das Unternehmen noch besser aufstellen. Bei Volkswagen haben wir mit dem Hinweisgebersystem ein Verfahren entwickelt, mit dem Mitarbeiter, aber auch Geschäftspartner oder Kunden zum Beispiel Informationen über gesetzwidriges Verhalten unserer Beschäftigten transparent machen können. Dieses System entwickeln wir zum 1. November weiter, um es noch fairer, transparenter und schneller zu machen. Zugleich wird der Schutz von Hinweisgebern und Betroffenen gestärkt.

Was genau bedeutet das?

Bislang haben wir mit 25 Einzelsystemen für die verschiedenen Marken und Gesellschaften gearbeitet. In Zukunft gibt es ein zentrales Aufklärungs-Office für Volkswagen, das in der Konzern Compliance angesiedelt ist. Darüber hinaus gibt es weitere Aufklärungs-Offices bei Volkswagen Truck & Bus, bei Audi und Porsche. Auf diese Weise bekommen wir einen besseren Überblick über die gemeldeten Hinweise und können beispielsweise besser einschätzen, ob ein Problem nur einen bestimmten Bereich, eine bestimmte Gesellschaft oder den ganzen Konzern betrifft. Im Interesse der Betroffenen arbeiten wir dabei stets nach strikten Grundsätzen für ein faires, transparentes und zügiges Verfahren.

Wie sorgen Sie dafür, dass niemand zu Unrecht verdächtigt wird?

In unserem Team arbeiten erfahrene Juristen und Strafverteidiger. Sie gehen den Hinweisen nach und berücksichtigen sowohl belastende als auch entlastende Gesichtspunkte. Erst nach einer sehr sorgfältigen Prüfung der Hinweise und bei konkreten Anhaltspunkten für einen schweren Regelverstoß leiten wir eine Untersuchung ein. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, solange ein Regelverstoß nicht nachgewiesen ist. Sie werden fair behandelt, frühzeitig angehört, über den Ausgang der Untersuchung informiert und rehabilitiert, sofern sie zu Unrecht beschuldigt wurden. Betroffene haben das Recht, sich jederzeit während einer Untersuchung durch ein Mitglied der zuständigen Arbeitnehmervertretung oder einen Rechtsanwalt beraten und bei Interviews begleiten zu lassen. Im gesamten Untersuchungsprozess gilt strikte Vertraulichkeit und Geheimhaltung. Hinweise werden fair, zügig und sensibel aufgeklärt.

Und wenn Vorgesetzte oder Kollegen trotz Vertraulichkeit von den Vorwürfen erfahren?

Wir tun alles und arbeiten sehr sorgfältig, um den Betroffenen bestmöglich zu schützen. Wenn kein Regelverstoß festgestellt wurde, wird alles getan, damit der Betroffene nicht in seiner Reputation beeinträchtigt wird. Wir unterstützen den Betroffenen beispielsweise bei der Kommunikation in seinem Umfeld. Wenn der Vorgesetzte das Thema nicht kennt, bestimmt der Betroffene, ob dieser informiert werden soll. Auf Wunsch des Betroffenen stellt sein Vorgesetzter oder eine weitere Führungskraft klar, dass der Betroffene zu Unrecht verdächtigt wurde.

Was geschieht mit Mitarbeitern, denen ein schwerer Regelverstoß nachgewiesen wird?

Derartige Regelverstöße werden angemessen geahndet. Dabei wird der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz ebenso berücksichtigt wie die Schwere des Verstoßes, die bisherigen Verdienste des Beschäftigten, dessen Verantwortlichkeit im Volkswagen Konzern sowie die weiteren Umstände des Falls. Im Einzelfall wird auch entschieden, ob der Vorgang bei den Strafverfolgungsbehörden angezeigt wird.

Wer einen Missstand zur Sprache bringt, macht sich leicht unbeliebt. Wie schützen Sie Hinweisgeber vor Benachteiligung?

Ebenso wie den Betroffenen schützen wir auch den Hinweisgeber umfassend. Die Identität des Hinweisgebers behandeln wir ebenso wie seine Angaben streng vertraulich. Darüber hinaus gilt: Die Benachteiligung von Hinweisgebern ist ein schwerer Regelverstoß, den wir nicht dulden. Wer benachteiligt wird, weil er einen Hinweis gegeben hat, erhält sofort Unterstützung. Das Aufklärungs-Office geht konkreten Anzeichen dafür umgehend nach.

Und wenn jemand dennoch Sorge hat?

Es besteht auch die Möglichkeit, Hinweise zu schweren Regelverstößen anonym abzugeben. Für uns hat das allerdings den großen Nachteil, dass wir nicht oder nur sehr schwer nachfragen können, um den Sachverhalt weiter aufzuklären. Viele Hinweise enthalten zunächst nicht genügend konkrete Anhaltspunkte, um weiter tätig zu werden. Das führt dazu, dass viele anonyme Hinweise nicht weiterbearbeitet werden können. Daher meine Bitte an alle Mitarbeiter: Kommunizieren Sie nicht anonym mit den Kolleginnen und Kollegen des Hinweisgebersystems.

Ist es nicht zu einfach, Fehlverhalten eines Kollegen oder Vorgesetzten nur zu melden statt den Betreffenden damit zu konfrontieren?

Wer nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis mit konkreten Anhaltspunkten auf einen schweren Regelverstoß abgibt, handelt mutig und übernimmt Verantwortung. Er hilft, schwerwiegende Schäden und rechtliche Konsequenzen abzuwenden. Studien zeigen, dass sich Hinweisgeber die Weitergabe der Informationen alles andere als leicht machen und dass Hinweise von Hinweisgebern die häufigste Quelle sind, um strafbare Handlungen in Organisationen zu entdecken.

Um welche Art von Hinweisen geht es Ihnen?

Unser Fokus richtet sich auf Hinweise auf schwere Verstöße gegen Gesetze und dabei insbesondere gegen Strafgesetze sowie Verstöße gegen US-Umweltvorschriften. Auch bei Verstößen gegen unsere Verhaltensgrundsätze oder andere interne Regelungen kann es sich um schwere Regelverstöße handeln. Bei allen anderen Hinweisen – wir sprechen von sonstigen Regelverstößen - beauftragt das Aufklärungs-Office geeignete Stellen im Unternehmen, dem Hinweis nachzugehen und sichert die Qualität der Bearbeitung über Stichproben. Eines muss aber auch klar sein: Der Zweck des Hinweisgebersystems ist es nicht, Alltagskonflikte am Arbeitsplatz zu lösen oder sich um Personalangelegenheiten, Arbeitsfehler etc. zu kümmern, die keinen Regelverstoß beinhalten. Solche Themen sollte man offen ansprechen und im Gespräch mit Kollegen und Vorgesetzten konstruktiv klären.

Wie hängt das Hinweisgebersystem mit dem ebenfalls neuen Code of Conduct zusammen?

Im Code of Conduct ist festgehalten, was ehrliches, integres und regelkonformes Verhalten bei Volkswagen bedeutet. Damit gibt der Code of Conduct Orientierung: Wer sich daran hält, kann sicher sein, dass er richtig und im Interesse des Unternehmens handelt. Übrigens war die Erarbeitung des Code of Conduct innerhalb weniger Monate ein sehr gutes Beispiel für die hervorragende und sehr konstruktive Zusammenarbeit aller Bereiche des Konzerns. Gemeinsam haben wir auf diesem Weg Verhaltensgrundsätze erarbeitet, um die uns viele Unternehmen beneiden. Darauf können wir sehr stolz sein.

Wie gebe ich einen Hinweis?

Hinweise können online, per Telefon, per Brief, per Fax oder persönlich gegeben werden. Zentrale Anlaufstelle ist das Aufklärungs-Office innerhalb der Konzern Compliance. Weitere Aufklärungs-Offices gibt es bei Volkswagen Truck & Bus, Audi und Porsche. Die vier Aufklärungs-Offices arbeiten eng zusammen.

  • Persönlich: Aufklärungs-Office (K-ICW),  Porschestraße 26-30, 38440 Wolfsburg
  • Post: Aufklärungs-Office, Brieffach 1717, 38436 Wolfsburg Germany
  • Telefon: +800 444 46300/ +49 5361 946300
  • E-Mail: io@volkswagen.de
  • Online-Meldekanal
  • Corporate Website

Hinweise können auch anonym oder an Ombudsleute gegeben werden, die als Rechtsanwälte zur besonderen Vertraulichkeit verpflichtet sind. Sie geben Fakten nur im Einvernehmen mit dem Hinweisgeber an das Aufklärungs-Office weiter:

Hinweise kann jeder Mitarbeiter geben. Die Informationen können aber beispielsweise auch von Lieferanten oder Vertriebspartnern kommen.

Nachgefragt zum Hinweisgebersystem