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Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand

Die Volkswagen AG und der Volkswagen Konzern werden vom Vorstand der Volkswagen AG auf Grundlage der Satzung der Volkswagen AG und der durch den Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung für den Vorstand der Volkswagen AG geleitet.

Bei Volkswagen wird auf Konzernebene im Wesentlichen durch diverse  Ausschüsse strategisch gesteuert. Die Ausschüsse, in denen sowohl die relevanten Zentralbereiche als auch Vertreter relevanter Funktionen der  Unternehmensbereiche vertreten sind, umfassen unter anderem die Basisfunktionen Produkt, Liquidität und Devisen, Investitionen, Digitale Transformation sowie Führungsfragen.  

Jede Marke des Volkswagen Konzerns wird von einem Markenvorstand geleitet,  der die unabhängige und eigenständige Entwicklung sowie den  Geschäftsbetrieb der Marke sicherstellt. Dabei sind die vom Vorstandder Volkswagen AG festgelegten Konzernziele und -vorgaben zu berücksichtigen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Konzernübergreifende Interessen können so verfolgt und gleichzeitig die markenindividuellen Charakteristika gewahrt und gestärkt werden. Angelegenheiten von konzernweiter Bedeutung werden dem Konzernvorstand
vorgelegt, um – im gesetzlich zulässigen Rahmen – eine Abstimmung zu erreichen. Die Rechte und Pflichten der gesetzlichen Gremien der betreffenden Marken­gesellschaft bleiben davon unberührt.

Die Gesellschaften des Volkswagen Konzerns werden von ihrer jeweiligen Geschäftsleitung in eigener Verantwortung geführt. Dabei berücksichtigen die Geschäftsleitungen in Übereinstimmung mit dengesetzlichen
Rahmenbedingungen neben den Interessen der Gesellschaft auch die Interessen des Konzerns und der einzelnen Marken.   

Aufsichtsrat

Das Geschäftsjahr 2016 stand für den Volkswagen Konzern ganz im Zeichen der Neuausrichtung. Die Entwicklung des Zukunftsprogramms „TOGETHER – Strategie 2025“ sowie die Dieselthematik und ihre Folgen bildeten die Schwerpunktthemen der Arbeit des Aufsichtsrats und seiner Gremien. Der Aufsichtsrat der Volkswagen AG befasste sich 2016 regelmäßig und vor diesem Hintergrund besonders intensiv mit der Lage und der Entwicklung des Unternehmens. Er überwachte und unterstützte den Vorstand – den nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben entsprechend – bei der Geschäftsführung und beriet ihn in Fragen der Unternehmensleitung. Die diesbezüglichen Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) hat er dabei stets beachtet. In sämtliche Entscheidungen, die für den Konzern von grundlegender Bedeutung waren, wurde der Aufsichtsrat unmittelbar eingebunden. Darüber hinaus erörterte er turnusmäßig mit dem Vorstand strategische Überlegungen.

Der Vorstand übermittelte dem Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend Informationen in schriftlicher oder mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Geschäftsentwicklung, der Planung und der Situation des Unternehmens einschließlich der Risikolage und des Risikomanagements. Der Vorstand informierte insofern insbesondere auch über Verbesserungen des Risiko- und des Compliance-Managementsystems mit Blick auf die Dieselthematik. Zudem wurde der Aufsichtsrat vom Vorstand fortlaufend über die Compliance und weitere aktuelle Themen in Kenntnis gesetzt. Entscheidungsrelevante Unterlagen erhielt er stets rechtzeitig vor den Sitzungen. Darüber hinaus gingen dem Aufsichtsrat monatlich
ein detaillierter Bericht des Vorstands über die aktuelle Geschäftslage und die Vorausschätzung für das laufende Jahr zu. Im Falle von Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen gab der Vorstand ausführliche Erläuterungen dazu in schriftlicher beziehungsweise mündlicher Form. Der Aufsichtsrat analysierte die Ursachen der Abweichungen gemeinsam mit dem Vorstand und leiteten daraus gegensteuernde Maßnahmen ab. Zudem berichtete der Vorstand in den Sitzungen des Sonderausschusses Dieselmotoren regelmäßig über die aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Dieselthematik.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats traf sich auch zwischen den Sitzungsterminen mit dem Vorstandsvorsitzenden zu regelmäßigen Gesprächen, in denen wichtige aktuelle Themen erörtert wurden. Dazu gehörten neben der Dieselthematik unter anderem die neue Konzernstrategie, die Planung, die Geschäftsentwicklung, die Risikolage und das Risikomanagement einschließlich der Fragen zur Integrität und zur Compliance des Volkswagen Konzerns.

Im Geschäftsjahr 2016 traf sich der Aufsichtsrat zu insgesamt elf Sitzungen. Die durchschnittliche Präsenzquote
belief sich auf 95,0 %; alle Mitglieder des Aufsichtsrats haben an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse, denen sie angehören, teilgenommen. Besonders eilige Angelegenheiten wurden zudem schriftlich oder unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel entschieden.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat fünf Ausschüsse gebildet, um die ihm obliegenden Aufgaben zu erfüllen: das Präsidium, den
Nominierungsausschuss, den Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG, den Prüfungsausschuss und seit Oktober 2015 den Sonderausschuss Dieselmotoren. Das Präsidium und der Sonderausschuss Dieselmotoren setzen sich aus jeweils drei Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer zusammen. Die Vertreter
der Anteilseigner im Präsidium bilden den Nominierungsausschuss. Den übrigen beiden Ausschüssen gehören je zwei Vertreter der Anteilseigner- und der Arbeitnehmerseite an. Die personelle Zusammensetzung dieser Ausschüsse zum 31. Dezember 2016 ist auf Seite 87 des Geschäftsberichts 2016 ersichtlich.

Das Präsidium des Aufsichtsrats kam im abgelaufenen Geschäftsjahr zu 20 Sitzungen zusammen, in denen vorrangig aktuelle Sachverhalte im Zusammenhang mit der Dieselthematik diskutiert wurden.
Darüber hinaus bereitete das Gremium die Beschlüsse des Aufsichtsrats sorgfältig vor und beriet die personelle Besetzung sowie die nicht vergütungsbezogenen vertraglichen Angelegenheiten des Vorstands.

Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung zu nennen. Dieser Ausschuss tagte im Berichtsjahr ein Mal.

Der Vermittlungsausschuss musste im Jahr 2016 nicht einberufen werden.

Der Prüfungsausschuss traf sich im Geschäftsjahr 2016 zu sechs Sitzungen. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Themen Konzernabschluss, Risikomanagement einschließlich des Internen Kontrollsystems
sowie Arbeit der Compliance-Organisation des Unternehmens. Darüber hinaus beschäftigte sich der Prüfungsausschuss mit den Quartalsberichten und dem Halbjahresfinanzbericht des Konzerns sowie mit aktuellen Fragen der Rechnungslegung und deren Kontrolle durch den Abschlussprüfer.

Der Sonderausschuss Dieselmotoren hat die Aufgabe, sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Dieselthematik zu koordinieren und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats vorzubereiten. Dazu wird
dieser Sonderausschuss auch regelmäßig vom Vorstand unterrichtet. Zudem ist er mit der Prüfung etwaiger Konsequenzen aus den Erkenntnissen betraut. Der Vorsitzende dieses Gremiums berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig über dessen Arbeit. Im Geschäftsjahr 2016 ist der Sonderausschuss Dieselmotoren zu zehn
Sitzungen zusammengetreten. In seiner Sitzung am 18. Juni 2016 beschloss der Sonderausschuss Dieselmotoren aufgrund entsprechender Delegation durch den Aufsichtsrat, dem Abschluss von Vergleichen mit US-amerikanischen Behörden und Kunden hinsichtlich der 2,0 l Motoren zuzustimmen. In seinen Sitzungen am 17. November 2016 und am 19. Dezember 2016 beschloss der Sonderausschuss Dieselmotoren aufgrund entsprechender Delegation durch den Aufsichtsrat, dem Abschluss von Vergleichen mit US-amerikanischen Behörden und Kunden hinsichtlich der 3,0 l Motoren zuzustimmen.

Darüber hinaus trafen sich die Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer in der Regel vor den Aufsichtsratssitzungen zu getrennten Vorbesprechungen.

 

Interessenkonflikte

In seiner Sitzung am 17. November 2016 befasste sich das Präsidium des Aufsichtsrats mit Geschäften mit Großaktionären. Bei ihrem Abstimmverhalten haben sich die Präsidiumsmitglieder ausschließlich vom Unternehmensinteresse leiten lassen. Wesentliche materielle Interessenkonflikte waren insoweit nicht festzustellen. Das Präsidium hat in diesem Rahmen auch Zustimmungen zu Geschäften mit dem Land Niedersachsen erteilt. Das Präsidiumsmitglied Herr Stephan Weil, Ministerpräsident des Landes Niedersachsen, hat sich bei den diesbezüglichen Abstimmungen der Stimme enthalten.

Herr Hans Dieter Pötsch war bis Oktober 2015 Mitglied des Vorstands der Volkswagen AG. Sein Wechsel in den Aufsichtsrat war unabhängig von der Dieselthematik bereits geplant. Um denkbare Interessenkonflikte zu vermeiden, beteiligt sich Herr Pötsch nicht an Beschlussfassungen des Aufsichtsrats, die sein Verhalten im Zusammenhang mit der Dieselthematik betreffen könnten. Aus diesem Grund hat Herr Pötsch auch bei der Beschlussfassung des Aufsichtsrats in seiner Sitzung am 10. Mai 2016 zum Beschlussvorschlag an die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 nicht mitgestimmt.

Andere Interessenkonflikte sind im Berichtsjahr weder angezeigt worden noch erkennbar aufgetreten.

 

Organe