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Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand

Die Volkswagen AG und der Volkswagen Konzern werden vom Vorstand der Volkswagen AG auf Grundlage der Satzung der Volkswagen AG und der durch den Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung für den Vorstand der Volkswagen AG geleitet.

Bei Volkswagen wird auf Konzernebene im Wesentlichen durch diverse Ausschüsse strategisch gesteuert. Die Ausschüsse, in denen sowohl die relevanten Zentralbereiche als auch Vertreter relevanter Funktionen der Unternehmensbereiche vertreten sind, umfassen unter anderem die Basisfunktionen Produkte, Investitionen, Risikomanagement, Digitale Transformation, Führungsfragen sowie Monitorship.

Jede Marke des Volkswagen Konzerns wird von einem Markenvorstand geleitet, der die unabhängige und eigenständige Entwicklung sowie den Geschäftsbetrieb der Marke sicherstellt. Dabei sind die vom Vorstand der Volkswagen AG festgelegten Konzernziele und -vorgaben zu berücksichtigen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Konzernübergreifende Interessen können so verfolgt und gleichzeitig die markenindividuellen Charakteristika gewahrt und gestärkt werden. Angelegenheiten von konzernweiter Bedeutung werden dem Konzernvorstand vorgelegt, um - im gesetztlich zulässigen Rahmen - eine Abstimmung zu erreichen. Die Rechte und Pflichten der gesetzlichen Gremien der betreffenden Markengesellschaft bleiben davon unberührt.

Die Gesellschaften des Volkswagen Konzerns werden von ihrer jeweiligen Geschäftsleitung in eigener Verantwortung geführt. Dabei berücksichtigen die Geschäftsleitungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen neben den Interessen der Gesellschaft auch die Interessen des Konzerns und der einzelnen Marken. 

Aufsichtsrat

Die Neuausrichtung des Volkswagen Konzerns im Rahmen der Konzernstrategie "TOGETHER - Strategie 2025" und die Aufarbeitung der Dieselthematik bildeten auch im Geschäftsjahr 2017 den Schwerpunkt der Arbeit des Aufsichtsrats der Volkswagen AG und seiner Gremien. Der Aufsichtsrat der Volkswagen AG beschäftigte sich im Berichtsjahr regelmäßig und vor diesem Hintergrund besonders intensiv mit der Lage und der Entwicklung des Unternehmens. Den nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben entsprechend überwachte und unterstützte der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Geschäftsführung und beriet ihn in Fragen der Unternehmensleitung. Stets beachtete er dabei die diesbezüglichen Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). In sämtlichen Entscheidungen, die für den Konzern von grundlegender Bedeutung waren, wurde der Aufsichtsrat unmittelbar eingebunden. Darüber hinaus erörterte er turnusmäßig mit dem Vorstand strategische Überlegungen.

Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend in schriftlicher oder mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Geschäftsentwicklung, der Planung und der Situation des Unternehmens. Dazu gehörten auch die Risikolage und das Risikomanagement. Insofern informierte der Vorstand insbesondere auch über Verbesserungen des Risiko- und des Compliance-Managementsystems mit Blick auf die Dieselthematik. Zudem wurde der Aufsichtsrat vom Vorstand fortlaufend über die Compliance und weitere aktuelle Themen in Kenntnis gesetzt. Entscheidungsrelevante Unterlagen erhielt er stets rechtzeitig vor den Sitzungen. Darüber hinaus ging dem Aufsichtsrat zu festen Terminen ein detaillierter Bericht des Vorstands über die aktuelle Geschäftslage und die Vorausschätzung für das laufende Jahr zu. Im Falle von Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen gab der Vorstand ausführliche Erläuterungen dazu in schriftlicher beziehungsweise mündlicher Form. Gemeinsam mit dem Vorstand analysierte der Aufsichtsrat die Ursachen der Abweichungen und leiteten daraus gegensteuernde Maßnahmen ab. Zudem berichtete der Vorstand in der Sitzungen des Sonderausschusses Dieselmotoren regelmäßig über die aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Dieselthematik.

Zwischen den Sitzungsterminen traf sich der Vorsitzende des Aufsichtsrats regelmäßig mit dem Vorstandsvorsitzenden zu Gesprächen, um wichtige aktuelle Themen zu erörtern. Dazu gehörten neben der Dieselthematik unter anderem die Konzernstrategie, die Planung, die Geschäftsentwicklung, die Risikolage und das Risikomanagement einschließlich der Fragen zu Integrität und Compliance des Volkswagen Konzerns.

Im Geschäftsjahr 2017 kam der Aufsichtsrat zu insgesamt zwölf Sitzungen zusammen. Die durchschnittliche Präsenzquote belief sich auf 84,6 %; alle Mitglieder des Aufsichtsrats haben an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse, denen sie angehören, teilgenommen. Zudem wurden besonders eilige Angelegenheiten schriftlich oder unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel entschieden.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat fünf Ausschüsse gebildet, um die ihm obliegenden Aufgaben zu erfüllen: das Präsidium, den
Nominierungsausschuss, den Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG, den Prüfungsausschuss und seit Oktober 2015 den Sonderausschuss Dieselmotoren. Das Präsidium und der Sonderausschuss Dieselmotoren setzen sich aus jeweils drei Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer zusammen. Die Vertreter
der Anteilseigner im Präsidium bilden den Nominierungsausschuss. Den übrigen beiden Ausschüssen gehören je zwei Vertreter der Anteilseigner- und der Arbeitnehmerseite an. Die personelle Zusammensetzung dieser Ausschüsse zum 31. Dezember 2017 ist auf Seite 87 des Geschäftsberichts 2017 ersichtlich.

Das Präsidium des Aufsichtsrats traf sich im abgelaufenen Geschäftsjahr zu 17 Sitzungen, in denen vorrangig aktuelle Sachverhalte im Zusammenhang mit der Dieselthematik diskutiert wurden.
Darüber hinaus bereitete das Gremium die Beschlüsse des Aufsichtsrats sorgfältig vor und beriet die personelle Besetzung sowie die nicht vergütungsbezogenen vertraglichen Angelegenheiten des Vorstands.

Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung zu nennen. Dieser Ausschuss hielt im Jahr 2017 keine Sitzungen ab.

Der Vermittlungsausschuss musste im Berichtsjahr nicht einberufen werden.

Der Prüfungsausschuss kam im Geschäftsjahr 2017 zu fünf Sitzungen zusammen. Dabei lag der Schwerpunkt auf den Themen Konzernabschluss, Risikomanagementsystem einschließlich der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems sowie Arbeit der Compliance-Organisation des Unternehmens. Darüber hinaus beschäftigte sich der Prüfungsausschuss mit den Quartalsberichten und dem Halbjahresfinanzbericht des Konzerns sowie mit aktuellen Fragen und der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses und deren Kontrolle durch den Abschlussprüfer. Des Weiteren hat der Prüfungsausschuss die Ausschreibung für die Abschlussprüfungen sowie weiterer Prüfungsleistungen im Volkswagen Konzern ab dem Geschäftsjahr 2020 angestoßen. Die Volkswagen AG sowie andere Unternehmen von öffentlichem Interesse des Volkswagen Konzerns führen dabei das Auswahlverfahren im Sinne des Art. 16 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 durch.

Der Sonderausschuss Dieselmotoren hat die Aufgabe, sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Dieselthematik zu koordinieren und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats vorzubereiten. Dazu wird
der Sonderausschuss Dieselmotoren regelmäßig vom Vorstand unterrichtet. Zudem ist er mit der Prüfung etwaiger Konsequenzen aus den gewonnenen Erkenntnissen betraut. Der Vorsitzende des Sonderausschusses Dieselmotoren berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig über dessen Arbeit. Im Geschäftsjahr 2017 ist der Sonderausschuss Dieselmotoren zu elf Sitzungen zusammengetreten, in denen unter anderem die Details der Vergleiche mit US-amerikanischen Behörden sowie die Beschlussvorschläge des Aufsichtsrats hinsichtlich der Entlastung der im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Organmitglieder diskutiert wurden.

Darüber hinaus trafen sich die Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer in der Regel vor den Aufsichtsratssitzungen zu getrennten Vorbesprechungen.

Interessenkonflikte

Herr Hans Dieter Pötsch war bis Oktober 2015 Mitglied des Vorstands der Volkswagen AG. Sein Wechsel in den Aufsichtsrat war unabhängig von der Dieselthematik bereits geplant. Um denkbare Interessenkonflikte zu vermeiden, hat Herr Pötsch zu Diskussionen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats, die sein Verhalten im Zusammenhang mit der Dieselthematik betreffen könnten, grundsätzlich den Sitzungsraum verlassen.

Andere Interessenkonflikte sind im Berichtsjahr weder angezeigt worden noch erkennbar aufgetreten.

 

Organe

Ausschüsse des Aufsichtsrats