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Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand

Die Volkswagen AG und der Volkswagen Konzern werden vom Vorstand der Volkswagen AG auf Grundlage der Satzung der Volkswagen AG und der durch den Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung für den Vorstand der Volkswagen AG geleitet.

Bei Volkswagen wird auf Konzernebene im Wesentlichen durch diverse Ausschüsse strategisch gesteuert. Die Ausschüsse, in denen sowohl die relevanten Zentralbereiche als auch Vertreter relevanter Funktionen der Unternehmensbereiche vertreten sind, umfassen unter anderem die Basisfunktionen Produkte, Investitionen, Risikomanagement, Digitale Transformation, Führungsfragen sowie Monitorship.

Jede Marke des Volkswagen Konzerns wird von einem Markenvorstand geleitet, der die unabhängige und eigenständige Entwicklung sowie den Geschäftsbetrieb der Marke sicherstellt. Dabei sind die vom Vorstand der Volkswagen AG festgelegten Konzernziele und -vorgaben zu berücksichtigen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Konzernübergreifende Interessen können so verfolgt und gleichzeitig die markenindividuellen Charakteristika gewahrt und gestärkt werden. Angelegenheiten von konzernweiter Bedeutung werden dem Konzernvorstand vorgelegt, um – im gesetzlich zulässigen Rahmen – eine Abstimmung zu erreichen. Die Rechte und Pflichten der gesetzlichen Gremien der betreffenden Marken­gesellschaft bleiben davon unberührt.

Die Gesellschaften des Volkswagen Konzerns werden von ihrer jeweiligen Geschäftsleitung in eigener Verantwortung geführt. Dabei berücksichtigen die Geschäftsleitungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen neben den Interessen der Gesellschaft auch die Interessen des Konzerns und der einzelnen Marken.  

Aufsichtsrat

Im Geschäftsjahr 2018 stand die Arbeit des Aufsichtsrats der Volkswagen AG und seiner Ausschüsse im Zeichen der Weiterentwicklung der Führungsstruktur des Volkswagen Konzerns. Die Aufarbeitung der Dieselthematik bildete zudem weiterhin einen Schwerpunkt. Der Aufsichtsrat beschäftigte sich im Berichtsjahr regelmäßig mit der Lage und der Entwicklung des Unternehmens. Den Aufgaben entsprechend, die nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegen, überwachte und unterstützte der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Geschäftsführung und beriet ihn in Fragen der Unternehmensleitung. Dabei berücksichtigte er stets die diesbezüglichen Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). In sämtliche Entscheidungen, die für den Konzern von grundlegender Bedeutung waren, wurde der Aufsichtsrat unmittelbar eingebunden. Turnusmäßig erörterte er zudem strategische Überlegungen mit dem Vorstand.

Regelmäßig, zeitnah und umfassend unterrichtete der Vorstand den Aufsichtsrat in schriftlicher oder mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Geschäftsentwicklung, der Planung und der Unternehmenssituation. Dazu gehörten auch die Risikolage und das Risikomanagement. Insofern informierte der Vorstand auch über weitere Verbesserungen des Risiko- und des Compliance-Managementsystems. Zudem erhielt der Aufsichtsrat vom Vorstand fortlaufend Informationen über die Compliance und weitere aktuelle Themen. Entscheidungsrelevante Unterlagen erreichten den Aufsichtsrat stets rechtzeitig vor den Sitzungen. Zu festen Terminen erhielt der Aufsichtsrat darüber hinaus einen detaillierten Bericht des Vorstands über die aktuelle Geschäftslage und die Vorausschätzung für das laufende Jahr. Im Falle von Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen gab der Vorstand ausführliche Erläuterungen dazu in schriftlicher beziehungsweise mündlicher Form. Gemeinsam mit dem Vorstand analysierte der Aufsichtsrat die Ursachen der Abweichungen und leiteten daraus gegensteuernde Maßnahmen ab. In den Sitzungen des Sonderausschusses Dieselmotoren berichtete der Vorstand regelmäßig über die aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Dieselthematik.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats traf sich zwischen den Sitzungsterminen zusätzlich regelmäßig mit dem Vorstandsvorsitzenden zu Gesprächen, in denen sie wichtige aktuelle Themen erörterten. Dazu gehörten neben der Dieselthematik unter anderem die Konzernstrategie, die Planung, die Geschäftsentwicklung, die Risikolage und das Risikomanagement einschließlich der Fragen zu Integrität und Compliance des Volkswagen Konzerns.

Der Aufsichtsrat trat im Geschäftsjahr 2018 zu insgesamt 14 Sitzungen zusammen, dabei belief sich die durchschnittliche Präsenzquote auf 90,0%. Zudem wurden besonders eilige Angelegenheiten schriftlich oder unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel entschieden. Alle Mitglieder des Aufsichtsrats haben an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse, denen sie angehören, teilgenommen.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Um die ihm obliegenden Aufgaben zu erfüllen, hat der Aufsichtsrat fünf Ausschüsse gebildet: das Präsidium, den Nominierungsausschuss, den Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG, den Prüfungsausschuss und seit Oktober 2015 den Sonderausschuss Dieselmotoren. Das Präsidium und der Sonderausschuss Dieselmotoren setzen sich aus jeweils drei Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer zusammen. Die Vertreter der Anteilseigner im Präsidium bilden den Nominierungsausschuss. Den übrigen beiden Ausschüssen gehören je zwei Vertreter der Anteilseigner- und der Arbeitnehmerseite an. Die personelle Zusammensetzung dieser Ausschüsse zum 31. Dezember 2018 ist auf Seite 89 des Geschäftsberichts 2018 ersichtlich.

Das Präsidium des Aufsichtsrats kam im Berichtsjahr zu 13 Sitzungen zusammen. In seinen Sitzungen bereitete das Präsidium die Beschlüsse des Aufsichtsrats sorgfältig vor, beriet die personelle Besetzung des Vorstands und entschied unter anderem über dessen nicht vergütungsbezogene vertragliche Angelegenheiten sowie über die Zustimmung zu Nebentätigkeiten der Vorstandsmitglieder.

Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung zu nennen. Im Jahr 2018 traf sich dieser Ausschuss ein Mal.

Der Vermittlungsausschuss musste im Berichtsjahr nicht einberufen werden.

Der Prüfungsausschuss kam im abgelaufenen Geschäftsjahr zu fünf Sitzungen zusammen. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Themen Jahres- und Konzernabschluss, Risikomanagementsystem einschließlich der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems und des internen Revisionssystems sowie Arbeit der Compliance-Organisation des Unternehmens. Zusätzlich befasste sich der Prüfungsausschuss mit den Quartalsberichten und dem Halbjahresfinanzbericht des Volkswagen Konzerns sowie mit aktuellen Fragen und der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses und deren Kontrolle durch den Abschlussprüfer. Des Weiteren hat der Prüfungsausschuss die Ausschreibung für die Abschlussprüfungen sowie weiterer Prüfungsleistungen im Volkswagen Konzern ab dem Geschäftsjahr 2020 abgeschlossen. Die Volkswagen AG sowie andere Unternehmen von öffentlichem Interesse des Volkswagen Konzerns führen dabei das Auswahlverfahren im Sinne des Art. 16 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 durch.

Der Sonderausschuss Dieselmotoren hat die Aufgabe, sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Dieselthematik zu koordinieren und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats vorzubereiten. Dazu wird der Sonderausschuss Dieselmotoren regelmäßig vom Vorstand unterrichtet. Zudem ist dieser Ausschuss mit der Prüfung etwaiger Konsequenzen aus den gewonnenen Erkenntnissen betraut. Der Vorsitzende des Sonderausschusses Dieselmotoren berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig über dessen Arbeit. Im Jahr 2018 ist der Sonderausschuss Dieselmotoren zu vier Sitzungen zusammengetreten, in denen unter anderem die durch Bußgeldbescheide beendeten Ordnungswidrigkeitenverfahren der Staatsanwaltschaften Braunschweig und München II sowie die Beschlussvorschläge des Aufsichtsrats hinsichtlich der Entlastung der im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder erörtert wurden.

Darüber hinaus trafen sich die Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer in der Regel vor den Aufsichtsratssitzungen zu getrennten Vorbesprechungen.

Interessenkonflikte

Herr Hans Dieter Pötsch war bis Oktober 2015 Mitglied des Vorstands der Volkswagen AG. Sein Wechsel in den Aufsichtsrat war unabhängig von der Dieselthematik bereits geplant. Um denkbare Interessenkonflikte zu vermeiden, hat Herr Pötsch zu Diskussionen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats, die sein Verhalten im Zusammenhang mit der Dieselthematik betreffen könnten, grundsätzlich den Sitzungsraum verlassen.

Die Staatsanwaltschaft Braunschweig leitete ab Herbst 2016 Ermittlungsverfahren gegen mehrere Personen ein aufgrund einer nach den Maßstäben des Betriebsverfassungsgesetzes möglicherweise überhöhten Vergütung des Vorsitzenden des Gesamt- und Konzernbetriebsrats der Volkswagen AG Herrn Bernd Osterloh sowie weiterer Mitglieder des Betriebsrats. Um denkbare Interessenkonflikte zu vermeiden, hat Herr Osterloh zu Diskussionen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats, die im Zusammenhang mit einer ihm gewährten nach den Maßstäben des Betriebsverfassungsgesetzes möglicherweise überhöhten Vergütung stehen, grundsätzlich den Sitzungsraum verlassen.

Andere Interessenkonflikte sind im Berichtsjahr weder angezeigt worden noch erkennbar aufgetreten.

 

Organe

Ausschüsse des Aufsichtsrats