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Kann man 90 Projekte in 30 Minuten abhandeln?

In Pulse-Meetings bei Scania in Schweden wird nicht über Inhalte gesprochen, sondern über Lösungen. Heimo Lütge aus der IT-Abteilung fand die Methode so gut, dass er sie zu VW brachte. Mittlerweile kommen zu den Treffen auch Mitarbeiter, die gar nicht an einzelnen Projekten beteiligt sind.

Wenn Heimo Lütge über seinen Trip nach Schweden spricht, kommt er ins Schwärmen. Sein Besuch bei Scania im Jahr 2012 hat nicht nur ihn verändert, sondern auch Teile der Projektkultur bei Volkswagen. „Die schwedischen Kollegen erzählten mir, dass sie sogenannte Pulse-Treffen veranstalten“, erinnert sich Lütge. „Auf diesen Meetings wird in 30 Minuten der Status von bis zu 90 Projekten gecheckt.“

Bei Scania kam die Methode Ende der Neunzigerjahre das erste Mal zum Einsatz. Die Idee: Jeder Mitarbeiter soll auf dem neusten Stand der Dinge sein. „Mit den Jahren wurden die Pulse-Meetings immer proaktiver“, sagt Scania-Betriebsleiter Robert Höglund. „Heute helfen sie uns vor allem, kommende Produktionsphasen besser zu planen.“

Im Gegensatz zu anderen Meetings werden Probleme nicht nur identifiziert, sondern es wird gleich damit begonnen, Lösungsansätze zu finden. „Am Anfang war noch nicht ganz klar, welche Faktoren wir miteinbeziehen. Wir haben uns zuerst auf Personen fokussiert und nicht auf Handlungen“, erinnert sich Höglund. Mittlerweile sind die Pulse-Meetings fest in der Unternehmenskultur von Scania verankert.

Wie laufen solche Treffen ab? Heimo Lütge, der in der IT-Abteilung K-SIOC arbeitet, konnte es sich nicht vorstellen. „Dann haben mich die schwedischen Kollegen eingeladen, mir das Ganze einmal anzuschauen.“ Und schon stand er in einem fensterlosen Raum mit Magnetwänden. Um ihn herum: etwa 100 Scania-Mitarbeiter, Top-Manager, Projektleiter, IT-Experten und viele mehr. Ein Moderator koordinierte das Meeting. Dann traten die jeweiligen Projektleiter der Reihe nach vor die Magnetwand, das Pulse-Board.

Sie nannten ihren Namen, das Projekt und den aktuellen Status. Anschließend kamen die bunten Magnete zum Einsatz. Grün steht für „keine Abweichung“ (alles läuft nach Plan). Gelb steht für „Risiko einer Abweichung“ (Lösung vorhanden) und Rot steht für „Abweichung“ (keine Lösung vorhanden). Wenn es an Ressourcen fehlt, wird ein blauer Magnet eingesetzt.

Heimo Lütge fand die Methode so gut, dass er sie nach Deutschland importierte. Mittlerweile haben die Pulse-Meetings in der IT-Abteilung einen festen Platz. Das Erfolgsrezept: Pulse ist einfach, aber genial. „Sollten Abweichungen drohen oder bereits vorliegen, ist das der Zeitpunkt, aktiv Hilfe anzufragen“, erklärt Heimo Lütge. Das Plenum hat gleichzeitig die Chance, einem Projektstatus zuzustimmen oder Einwände zu erheben. „Es ist nichts Schlimmes dabei, nach Hilfe zu fragen“, sagt Lütge. Im Gegenteil: Verdächtig seien ihm vielmehr Projekte, bei denen alles glatt läuft.

Kommt es zu Unstimmigkeiten über den Status, findet ein Tischgespräch statt. Die sogenannte „Table Discussion" findet im Anschluss an die 30 Minuten statt, die übrigens strikt eingehalten werden. Ob es ein Tischgespräch braucht, entscheidet der Projektleiter oder ein anderer Projektbeteiligter, der Gesprächsbedarf hat. Am Ende kann das weitere Vorgehen in einem „Deviation Report“ an die Magnetwand geheftet werden, um die Abweichung festzuhalten. Damit wissen die Beteiligten, dass sie sich direkt im Anschluss an das Meeting an den Stehtischen treffen. So können Probleme noch vor Ort geklärt werden.

Zu tief wird während der halben Stunde nicht in die einzelnen Abweichungen eingestiegen. Und das hat auch seinen Sinn. „Früher haben wir im Schnitt in zwei Stunden über sieben Projekte gesprochen“, sagt Heimo Lütge. Das ist jetzt anders. Mittlerweile finden die Pulse-Meetings in der IT bei Volkswagen schon seit 1,5 Jahren statt. Im Moment schaffe man rund 60 Projekte in 30 Minuten. Das reicht dem Pulse-Beauftragten aber noch nicht. „Wir wollen in Zukunft möglichst 90 Projekte unterkriegen.“

Heimo Lütge ist nicht der einzige Methoden-Berater für Pulse in der IT. Neben ihm haben sich auch Daniela Heinrich, Björn Brocher und Dirk Bisanz dem Thema angenommen und maßgeblich zu dem gemacht, was es heute ist. „Die Zauberformel heißt Transparenz, Offenheit und sich gegenseitig zu helfen", sagt Dirk Bisanz.

Dass man mit der neuen Methode erst warmwerden muss, zeigten die ersten Treffen. „Am Anfang haben wir Absperrband eingesetzt, um die Kollegen näher an das Board zu bekommen“, sagt Lütge und lacht. Einer habe sogar so weit hinten gestanden, dass er gar nichts lesen konnte.

In die ersten Pulse-Meetings kamen nur Mitarbeiter, die auch wirklich offen dafür waren. Mit der Zeit trauten sich auch Zweifler und Kritiker. Daniela Heinrich weiß als Pulse-Moderatorin: „Irgendwann springt der Funke über.“ Mittlerweile kommen sogar Mitarbeiter zu den Treffen, die gar nicht in die jeweiligen Projekte involviert sind.

„Wir geben den Projekten ein Gesicht", sagt Björn Brocher über die Methode.

Das Pulse-Team in Wolfsburg hat sich auch noch etwas ganz Besonderes einfallen lassen: den goldenen Magneten. Wer ihn überreicht bekommt, hat ein Projekt erfolgreich abgeschlossen. „Mittlerweile ist der goldene Magnet eine begehrte Trophäe und die Kollegen können zu recht stolz darauf sein“, sagt Lütge. Hoch im Kurs stehen auch schwedische Kekse oder große Kuchen. Den Kuchen gab es beim einjährigen Pulse-Jubiläum zur Feier des Tages.

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