1. DEUTSCH
  2. News
  3. Stories
  4. 2018
  5. 08
  6. „Wir müssen schweres Fehlverhalten aufdecken und beenden“

Wir nutzen Cookies, um Ihnen die bestmögliche Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen und unsere Kommunikation mit Ihnen zu verbessern. Wir berücksichtigen hierbei Ihre Präferenzen und verarbeiten Daten für Analytics und Personalisierung nur, wenn Sie uns durch Klicken auf "Zustimmen und weiter" Ihre Einwilligung geben oder über den Button "Cookie Präferenzen setzen" eine spezifische Auswahl festlegen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Informationen zu den einzelnen verwendeten Cookies sowie die Widerrufsmöglichkeit finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und in der Cookie-Richtlinie.

Zustimmen und weiter Cookie Präferenzen setzen

„Wir müssen schweres Fehlverhalten aufdecken und beenden“

Ein Interview mit Matthias Haas, Leiter Aufklärungs-Office

Im vergangenen Jahr hat der Volkswagen Konzern damit begonnen, sein Hinweisgebersystem neu zu ordnen, um schwere Verstöße gegen Gesetze und interne Verhaltensregeln besser zu erkennen und zu beenden. Eine zentrale Rolle im Hinweisgebersystem spielt das Aufklärungs-Office. Im Interview gibt Leiter Matthias Haas einen Einblick in die Arbeit seines Teams.

Wie hat man sich die Arbeit im Aufklärungsoffice vorzustellen?

Unsere Kernaufgabe ist es, Hinweisen auf schwere Regelverstöße nachzugehen. Entsprechende Informationen können von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten des Volkswagen Konzerns kommen. Mit einem Team erfahrener Juristen prüfen wir die Sachverhalte und werten unter anderem erste Unterlagen und Dokumente aus. Ergibt sich dabei ein hinreichender Anfangsverdacht, dann leiten wir weitere Untersuchungen ein.

Wie viele Hinweise bekommen Sie durchschnittlich pro Monat?

Zurzeit erhalten wir zwischen 70 und 90 Hinweise pro Monat. Am Ende unserer gründlichen Prüfung ergibt sich nur bei einem relativ kleinen Teil der Hinweisfälle tatsächlich ein Verdacht auf einen schweren Regelverstoß. Aber wir sind trotzdem sehr dankbar für alle Hinweise, denn sie helfen uns, schwerwiegendes Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und abzustellen. Als schweren Regelverstoß bewerten wir ein Fehlverhalten, das der finanziellen Lage oder dem Ansehen des Unternehmens einen schwerwiegenden Schaden zufügt.

Wie kann man Ihnen einen Hinweis geben?

Immer mehr Hinweise erhalten wir über unseren Online-Meldekanal. Dort kann uns jeder Hinweisgeber in einem streng geschützten Raum Informationen übermitteln – mit seinem Namen oder auf Wunsch auch anonym. Hinweisgeber können sich dort auch einen Postkasten einrichten. Das hat den Vorteil, dass wir auch bei anonymen Hinweisen Nachfragen stellen können. Darüber hinaus kann man das Aufklärungs-Office auf vielen weiteren Wegen erreichen - per E-Mail, per Brief oder bei einem persönlichen Termin. Vor kurzem haben wir einen weiteren Schritt zu einer persönlichen Erreichbarkeit des Aufklärungs-Office für Hinweisgeber gemacht. Seit dem 1. August können Hinweise auf mögliche schwere Regelverstöße zusätzlich zu den bestehenden Meldekanälen über eine 24/7-Telefon-Hotline abgegeben werden. Wer die weltweit einheitliche Telefonnummer wählt, erreicht einen speziell geschulten Ansprechpartner. Dieser kann bei Bedarf einen Dolmetscher hinzuschalten. Die eingegangenen Hinweise werden vertraulich behandelt und über einen geschützten Kanal an das zuständige Aufklärungs-Office zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

Wie stellen Sie fest, ob tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt?

Wir beginnen zunächst selbst mit der Ermittlung des Sachverhalts. Ergibt sich ein hinreichender Anfangsverdacht auf einen schweren Regelverstoß, übergeben wir den Fall zur weiteren Untersuchung an die Konzernsicherheit, die Konzernrevision oder das Konzernrechtswesen. Die Kollegen tragen zusätzliche Informationen zusammen, führen Gespräche und stellen uns einen Untersuchungsbericht zur Verfügung. Das Aufklärungs-Office bewertet das Untersuchungsergebnis. Ist ein schwerer Regelverstoß nachgewiesen, wird geprüft, welche Konsequenzen für die betroffenen Mitarbeiter zu ziehen sind.

Wie verhindern Sie, dass unberechtigte Vorwürfe zu Nachteilen für den Beschuldigten führen?

Im Interesse der Betroffenen beachten wir die Maximen der Hinweisgeberrichtlinie für ein faires, transparentes und zügiges Verfahren. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Betroffenen zu allen Vorwürfen angehört werden. Wenn sie es wünschen, können sie sich bei den Gesprächen von einem Betriebsrat oder Rechtsanwalt begleiten lassen. Und wir beziehen nur diejenigen Personen ein, deren Mitarbeit zwingend notwendig ist. Ganz wichtig für uns ist das Need-to-know Pinzip, dass also Untersuchungen so vertraulich wie möglich geführt werden und die Reputation von Mitarbeitern nicht unnötig „durch den Schmutz gezogen“ wird. Und mindestens genauso wichtig ist die für alle von Hinweisen betroffenen Mitarbeiter geltende Unschuldsvermutung.

Und wenn Vorgesetzte oder Kollegen trotz Vertraulichkeit von den Vorwürfen erfahren?

Wer zu Unrecht beschuldigt wird, hat einen Anspruch auf Rehabilitierung. Auf Wunsch des Betroffenen stellt sein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft am Ende der Ermittlungen klar, dass an den Vorwürfen nichts dran ist. Übrigens: Wer das System missbraucht und absichtlich falsche Vorwürfe gegen einen Kollegen erhebt, begeht selbst einen Regelverstoß, der geahndet wird und dem wir nachgehen.

Wie ist es mit dem Hinweisgeber – wer Missstände anspricht, macht sich nicht immer beliebt…

Auch der Schutz der Hinweisgeber spielt für uns eine wichtige Rolle. Ihre Namen behandeln wir streng vertraulich. Es ist auch möglich, uns die Informationen anonym zukommen zu lassen. Darüber hinaus gilt: Die Benachteiligung von Mitarbeitern, weil sie einen Hinweis abgegeben haben, zählt ebenfalls zu den schweren Regelverstößen. Das Aufklärungs-Office geht konkreten Anzeichen dafür umgehend nach.

Warum ist es wichtig, Informationen über schweres Fehlverhalten an das Aufklärungs-Office zu geben?

Hinweisgeber helfen uns, Schäden vom Volkswagen Konzern abzuwenden; sie schützen unser Unternehmen und somit letztlich alle Mitarbeiter. Einen Hinweis abzugeben, erfordert Mut und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. In der Regel machen sich Hinweisgeber diesen Schritt alles andere als leicht. Es ist aber wichtig, denn Informationen von Hinweisgebern sind die häufigste Quelle, um zum Beispiel strafbare Handlungen in Organisationen zu entdecken. Gerade von Mitgliedern des Managements erwarten wir deshalb, dass sie ihrer Vorbildfunktion gerecht werden und sich bei schweren Regelverstößen an uns wenden. Diese Kollegen sind daher gemäß der Hinweisgeberrichtlinie sogar verpflichtet, Hinweise auf schwere Regelverstöße zu melden.

Was motiviert Sie für Ihre Aufgabe?

Es hat mir schon immer Freude gemacht, mich für andere einzusetzen und Schaden von ihnen abzuwenden. Das habe ich als Rechtsanwalt jahrelang für meine Mandanten getan und später als Mitarbeiter für MAN – jetzt tue ich es für Volkswagen, die Kollegen und unsere Geschäftspartner. Ich bin davon überzeugt, dass ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem auch ein Baustein unserer neuen Unternehmenskultur ist. Denn es trägt dazu bei, dass Fehlverhalten angesprochen und nicht geduldet wird. Wir wollen und wir müssen schweres Fehlverhalten aufdecken und beenden. Daran möchte ich mitarbeiten.

Wie gebe ich einen Hinweis?

Zur Bearbeitung eines Hinweises ist das Aufklärungs-Office des Volkswagen Konzerns auf möglichst konkrete Informationen zu dem potenziellen Verstoß angewiesen. Hinweisgeber können anhand von fünf W-Fragen prüfen, ob sie an alle wichtigen Fakten gedacht haben:Wer hat mutmaßlich einen schweren Regelverstoß begangen?

  • Wer hat mutmaßlich einen schweren Regelverstoß begangen?
  • Was ist geschehen?
  • Wann hat sich das Fehlverhalten ereignet?
  • Wo ist es geschehen?
  • Wie hat das Fehlverhalten stattgefunden?
Auf diese Fragen benötigt das Aufklärungs-Office möglichst konkrete Antworten, um wirkungsvoll ermitteln zu können. Wichtig: Die Informationen sollten auch für Außenstehende nachvollziehbar sein. Gerade bei technischen Details ist das nicht immer selbstverständlich.
 
Auch wenn die fünf W-Fragen beantwortet sind, ergeben sich während der Ermittlungen häufig noch weitere offene Punkte. Es erleichtert uns im Aufklärungs-Office die Arbeit, wenn die erfahrenen und geschulten Juristen im Laufe der Fallbearbeitung noch Nachfragen stellen können. Wer mit seinem Hinweis lieber anonym bleiben will, kann über den Online-Meldekanal ein sicheres Postfach einrichten. Darüber kann das Aufklärungs-Office in den Dialog treten, ohne dass der Hinweisgeber seine Identität preisgeben muss. Auch mögliche ergänzende Unterlagen können über den Online-Kanal übermittelt werden. Dabei ist es für uns unmöglich, die Identität von Hinweisgebern zu erfahren, wenn sie dies nicht wollen.
  • Zu bedenken ist:

    Aufgabe des Hinweisgebersystems ist es, schwere Regelverstöße aufzudecken. Es geht beispielsweise nicht darum, Alltagskonflikte am Arbeitsplatz zu lösen. Solche Themen sollte man offen ansprechen und im Gespräch mit Kollegen und Vorgesetzten konstruktiv klären.

    Hinweise können online, per Telefon, per Brief, per Fax oder persönlich gegeben werden. Zentrale Anlaufstelle ist das Aufklärungs-Office innerhalb der Konzern Compliance. Weitere Aufklärungs-Offices gibt es bei Volkswagen Truck & Bus, Audi und Porsche. Die vier Aufklärungs-Offices arbeiten eng zusammen.

    Hinweise kann jeder Mitarbeiter geben. Die Informationen können aber beispielsweise auch von Lieferanten oder Vertriebspartnern kommen.

  • So erreichen Sie das Aufklärungs-Office innerhalb der Konzern Compliance:

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie auf diesen Link gehen, verlassen Sie die Seiten der Volkswagen AG. Die Volkswagen AG macht sich die durch Links erreichbaren Seiten Dritter nicht zu eigen und ist für deren Inhalte nicht verantwortlich. Volkswagen hat keinen Einfluss darauf, welche Daten auf dieser Seite von Ihnen erhoben, gespeichert oder verarbeitet werden. Nähere Informationen können Sie hierzu in der Datenschutzerklärung des Anbieters der externen Webseite finden.

Weiter zur Seite Abbrechen