Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat im Volkswagen Konzern oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt das Zentrale Aufklärungs-Office ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen im Volkswagen Konzern beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir einen Hinweis?
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentielle schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgeberinnen beziehungsweise Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier.
*Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – Reaktion unseres Unternehmens erfordern.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.
Online-Meldekanal
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform BKMS (Business Keeper Monitoring System) in unterschiedlichen Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.
Sollte die bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem kann das Aufklärungs-Office ebenso in allen Sprachen per E-Mail oder Post kontaktiert werden.
Das Zentrale Aufklärungs-Office der Volkswagen AG kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden: io@volkswagen.de
24/7 Hotline
Meldungen an unser Hinweisgebersystem können rund um die Uhr über die folgende internationale gebührenfreie Telefonnummer abgegeben werden: +800 444 46300*.
Sollte ein lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützen, kann zur Hinweisabgabe auch die folgende, gebührenpflichtige Telefonnummer genutzt werden: +49 5361 946300.
* In einigen Ländern unterstützen nicht alle Telefonanbieter die kostenlose internationale Hotline. Bitte in diesem Fall die kostenpflichtige Telefonnummer oder die länderspezifische Telefonnummer nutzen.
Länderspezifische Telefonnummern
- Brazil
0800-5912743 (Toll Free Number)
021-23911381 (Local Number)
- Mexico
800-4610242 (Toll Free Number)
55-71000355 (Local Number)
- Slovak Republic
0800-002576 (Toll Free Number)
02-33325602 (Local Number)
- USA
833-6571574 (Toll Free Number)
908-2198092 (Local Number)
- South Africa
0800-99483 (Toll Free Number)
021-1003533 (Local Number)
- Malaysia
1-800-819523 (Toll Free Number)
0154-6000099 (Local Number)
- Argentina
0800-6662992 (Toll Free Number)
011-52528632 (Local Number)
Post und persönlich
Postanschrift:
Volkswagen AG
Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
Deutschland
Persönlich: Bitte vorab einen Termin über io@volkswagen.de vereinbaren.
Ombudsleute
Der Volkswagen Konzern hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von
Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wer mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchte, findet alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: https://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/
Externe Meldekanäle
Wir ermutigen zur Meldung von Fehlverhalten über die oben beschriebenen internen Meldekanäle. Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen.
Eine Übersicht dieser externen Meldekanäle ist unter diesem Link verfügbar.
Datenschutzerklärung
Über den folgenden Link kann die Datenschutzerklärung für die Abgabe von Meldungen abgerufen werden:
Datenschutzerklärung für das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.
Wer im Rahmen einer Untersuchung interviewt wurde, hat die Möglichkeit, der Ombudsperson als unabhängige Stelle Feedback zu geben.
Eine Meldung abgeben – aber richtig!
Damit eine Meldung vom Aufklärungs-Office angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist.
Hilfreich ist, wenn bei der Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigt werden:
Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber achten bitte darauf, dass ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Wer dazu bereit ist, aber dennoch seine Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt wissen möchte, nutzt den geschützten Online-Meldekanal des Volkswagen Konzerns oder nimmt Kontakt zu den Ombudsleuten auf.
Bei Verstößen im Zusammenhang mit den Regelungen des Datenschutzes bitten wir, sich an die Data-Breach-Hotline (05361-9-28479) der Volkswagen AG zu wenden.